Klauzula informacyjna dla pracowników, współpracowników i przedstawicieli kontrahentów

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych jest VivaDrive Polska sp. z o.o. z siedzibą w Warszawie, ul. Dobra 56/66, 00-312 Warszawa, wpisana do rejestru przedsiębiorców KRS pod numerem 0000789919, NIP 7010929600 (dalej: „Administrator”).

2. Kontakt w sprawie danych osobowych

We wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych można kontaktować się z Administratorem pod adresem e-mail contact@vivadrive.io albo pisemnie na adres siedziby. Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych.

3. Kogo dotyczy klauzula

Klauzula dotyczy osób fizycznych, których dane Administrator otrzymał od kontrahenta (zamawiającego, dostawcy, partnera) albo bezpośrednio od nich w związku z zawarciem lub wykonaniem umowy, w szczególności pracowników, współpracowników, członków organów, pełnomocników i osób wskazanych do kontaktu.

4. Kategorie danych

Imię i nazwisko, stanowisko lub funkcja, nazwa pracodawcy lub podmiotu, służbowy adres e-mail i numer telefonu, a w zakresie niezbędnym do realizacji umowy także dane potrzebne do nadania i rozliczania dostępów do systemów (np. login, adres IP, logi aktywności), dane z dokumentów umownych i korespondencji.

5. Źródło danych

Dane pochodzą od kontrahenta, który wskazał daną osobę jako swojego przedstawiciela, pracownika lub osobę do kontaktu, albo bezpośrednio od tej osoby.

6. Cele i podstawy prawne przetwarzania

1. Zawarcie i wykonanie umowy z kontrahentem, w tym kontakt roboczy, organizacja współpracy, nadawanie dostępów, odbiory i rozliczenia – prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO); w przypadku osoby będącej stroną umowy – wykonanie umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
2. Wypełnienie obowiązków prawnych, w szczególności podatkowych i rachunkowych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO.
3. Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń – prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
4. Zapewnienie bezpieczeństwa systemów i informacji, w tym rozliczalność dostępów – prawnie uzasadniony interes Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).

7. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom świadczącym na rzecz Administratora usługi IT, hostingowe, poczty elektronicznej, księgowe, prawne i doradcze – wyłącznie w zakresie niezbędnym i na podstawie umów zapewniających ochronę danych – a także organom uprawnionym na podstawie przepisów prawa.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Administrator nie przekazuje danych osobowych poza Europejski Obszar Gospodarczy.

9. Okres przechowywania

Dane są przechowywane przez okres współpracy z kontrahentem, a następnie do upływu okresu przedawnienia roszczeń z umowy oraz okresów wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych. Dane przetwarzane na podstawie prawnie uzasadnionego interesu – do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu, chyba że istnieją ważne prawnie uzasadnione podstawy dalszego przetwarzania.

10. Prawa osób, których dane dotyczą

Przysługuje prawo dostępu do danych, ich sprostowania, usunięcia, ograniczenia przetwarzania, przenoszenia danych (w zakresie art. 20 RODO) oraz wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na prawnie uzasadnionym interesie. Przysługuje także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

11. Dobrowolność podania danych

Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne do realizacji współpracy z kontrahentem. Dane nie są wykorzystywane do zautomatyzowanego podejmowania decyzji ani profilowania.